Ochrona danych osobowych jest w dzisiejszych realiach kwestią podlegającą surowym kontrolom, które mogą skutkować wysokimi karami w przypadku naruszenia zapisów dyrektywy RODO. Poza obiegiem dokumentów, firmy muszą zwracać też większą uwagę na sposoby przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe, dzięki czemu pozostałe rodzaje dokumentów również są lepiej chronione.

Cechy szaf do przechowywania dokumentów

szafy na dokumentyKonieczność ochrony danych wrażliwych przed wzrokiem nieuprawnionych osób sprawia, że wiele firm wprowadza szczególne zasady obchodzenia się z dokumentami. Coraz częściej spotykana jest zasada czystego biurka, przez którą większość papierów musi być przechowywana w zamkniętych miejscach. Odpowiednie szafy na dokumenty powinny przede wszystkim być wyposażone w zamek na kluczyk, który powinien być przechowywany w innym miejscu. Wiele spółek po wejściu w życie przepisów ustawy o RODO musiało też zastąpić regały, na których trzymane były wcześniej segregatory z dokumentami klientów właśnie specjalnymi szafami. Było to spowodowane przede wszystkim koniecznością ukrycia nazw klientów, które wypisane na grzbietach segregatorów ustawionych na regałach były widoczne dla wszystkich odwiedzających biuro. Wprowadzone zmiany spowodowały, że obecnie trudno znaleźć stanowiska pracowników biurowych bez specjalnych szafek, do których jeden kluczyk ma pracownik, a drugi zazwyczaj przechowywany jest w innym miejscu, jako dodatkowe zabezpieczenie.

Przepisy RODO miały i mają bardzo duży wpływ na funkcjonowanie polskich firm. Pozytywnie należy ocenić fakt, że wiele osób w końcu zaczęło zwracać uwagę na przetwarzane dane zarówno wtedy, kiedy sami je przetwarzają, ale także w sytuacjach, w których to ich dane są udostępniane różnym spółkom.